职场Excel：如何使特定的数据高亮显示?

思维敏捷

​当表格里数据比较多时，很多时候我们为了便于观察数据，会特意把符合某些特征的数据行高亮显示出来。这不，公司的HR小姐姐就有这个需求，说她手头上有一份招聘数据，她想把“薪水”超过20000的行突出显示出来，应该怎么操作呢？




如上图所示，我们需要把薪水超过20000的行，通过填充颜色突出显示出来。如何实现呢？还是要用到excel里的“条件格式”哦。
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【条件格式】位于【开始】选项卡下，常规的用法有“突出显示单元格规则”、“数据条”、“色阶”、“图标集”等，这些我们在前面的文章里都有详细介绍到。


这一次，我们要用到的并不是这些内置的条件规则，而是要自己DIY条件规则。
在实操之前，肯定会有小伙伴问到：为什么不能直接用“突出显示单元格规则”里的“大于”规则？只要数据大于20000的，就一律设置为突出显示，不可以么？
答案是不可以！下面告诉你为什么？
1.为什么不能直接用“大于”规则？
如下图，在选中了薪水列数据之后，点击进行“大于”规则设置:




最终结果如下：



薪水大于20000的单元格虽然高亮显示了，但这并不满足我们的需求，我们要的是，对应的数据行，整行都高亮显示。
所以，在这里要提醒小伙伴们，如果想实现整行的突出显示，“突出显示单元格规则”是不适用的。“突出显示单元格规则”顾名思义，就是对符合规则的“单元格”进行设置，而不是对“数据行”进行设置。其它excel内置的条件规则，也一样有这样的限制。
那么，要实现整行的条件规则设置，应该如何操作？既然excel内置的条件规则已经不够用了，下面就自己动手DIY新规则吧。
2.如何使特定数据行高亮显示？
首先，选定要进行规则设置的数据范围：选定第一行数据行后，同时按住Ctrl+Shift+向下方向键，可快速选定所有数据行。
（提醒：不要选定标题行，因为标题行是文本，在excel的世界里，文本是永远大于数值的哦，如果选定了标题行，excel也会对标题行进行判断）
然后，在【开始】选项卡下，单击【条件格式】按钮，在展开的下拉菜单中，单击【新建规则】命令项，如下图：


在弹出的【新建格式规则】窗口里，选择“使用公式确定要设置格式的单元格”。
然后在公式框里输入公式：=$F2>20000，再单击下方的“格式”，对格式进行设置。在此处演示中，我选择填充黄色。


这里对上面的公式进行一下解释:

公式：=$F2>20000，是什么意思呢，就是判断F2单元格的数据，是否大于20000，如果大于20000，就按照设置的格式进行数据行的显示。
$F2,F2单元格前面的这个符号$，是绝对引用符号，表示锁定的意思，也就是锁定F列，只根据F列的数据来进行判断,F列为绝对引用。
那为什么只锁定列，而不锁定行呢？为什么F2这个“2”不锁定?因为公式还要往下进行判断，我们还要继续判断F3,F4，F5，F6…等等单元格的数据是否大于20000，所以，行是相对引用，不用进行锁定。像这种只锁定列而不锁定行，或只锁定行而不锁定列的，在excel里又称为“混合引用”。
最终效果如下图所示：


只有薪水大于20000的数据行，才会被突出显示。
3.总结：
Excel里的条件格式的设置，除了内置的规则，我们还可以自定义规则，使得符合需求的数据行突出显示。
当然，关键是对excel里的绝对引用/相对引用熟练掌握，然后再借助公式来实现。
Excel一定程度上可以说是最方便的工具，甚至已经是职场必备技能。玩转Excel就可以完成很多数据类工作，极大提升工作效率。
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推荐：人工智能时代的必学技能

打了小松鼠

略麻烦啊。。。薪水大于2000的单元格有了之后，用筛选命令，把有色块的单元格筛选出来，直接对这些行全选，再填充一下颜色就行了啊，更省事儿，也更好理解

宿迁名人健身

按你喜欢的方式，用最熟练的手指操作即可

刘德平

对于表格实现自动化的要求来说，非常实用

龙滕虎跃

这是一个免费教程系列《职场Excel》

老张哥

感谢分享

瞅啥了瞅

如果按照您的操作，新增一行内容就得再重复一次您说的操作，您的方法在可拓展性上存在瑕疵。

打了小松鼠

针对这类数字的情况，可以直接排序呀，但是感觉这个技能熟练运用也是很有意思的

死亦是生

这样不用公式也好！但是筛选功能用的不熟的人也就..比如我