【4-4】PPT与业务演示（Coursera普华永道专项课程）

我看到钱了

此内容是经管窝窝寒假学习营数据分析课程的一部分。
https://www.zhihu.com/column/c_1593000823491194880
寒假学习营中，我们推荐了普华永道和杜克大学有关数据分析的两个coursera的课程，下面是普华永道的商业数据分析的专项课程内容： PPT进行有效的业务演示的四周内容，内容为PPT演示
虽然普华的这个课程是2016年的，但是关于商业数据分析的思维和方法对于我们初学者来说还是很有借鉴意义的。
资料贡献人：华北电力大学 杨兰千祥
资料贡献内容：主要是材料的翻译和题目的参考，原文较长，md文档编写可能会有格式丢失，目前已使用图床服务确保了图片不丢失，如需要pdf版本请联系我免费分享，更多课程资料也可联系我获取




【4】第4周

简介

本周，我们将帮助您更轻松地在 PowerPoint 中构建演示文稿。 我们将讨论不同类型的PowerPoint幻灯片以及何时应使用每种幻灯片。 我们将PowerPoint演示文稿称为甲板，因为它们类似于堆栈或扑克牌。 我们还将解释归纳推理、演绎推理和推理类型之间的区别。
您将学习幻灯片的主要元素，并能够解释应如何使用它们。 这些技能将使您能够拥有套牌的主版本并开发有效的演示文稿。 高质量的演示文稿很重要，因为通常它们是分析提供的价值的唯一沟通。
在您的直接团队之外，很少有人会看到这一重要可交付成果背后的详细、深思熟虑的分析。
甲板是一种产品。
它必须支持和推进您的组织的价值、其品牌和声誉。 甲板的美学质量给客户或观众留下了对我们作品的第一印象，通常是唯一的印象。
将每个套牌视为增强客户关系和品牌实力的重要机会。
到本周末，您将能够开发一个有效、高质量的演示文稿。
您将学习在 PowerPoint 中使用常用工具和技巧，创建故事板来构建您的幻灯片，将信息合成清晰、有效的幻灯片，并最终确定您的幻灯片以进行演示。
那我们来深入研究吧。

您好，本周我们将帮助您更习惯地在 PowerPoint 中构建演示文稿。熟悉PowerPoint用户界面的布局。 以及如何自定义界面以满足您的需求将帮助您更有效地工作。 在开发分析结果 的演示文稿时更有效率。让我们仔细看看PowerPoint用户界面的功能。 我们将从功能区开始。 与 Microsoft Office Suite 中的其他产品一致，功能区显示在工作区顶部，并包含组织到选项卡中的所有 PowerPoint 功能和命令。 在每个选项卡上，特性和功能进一步分类为组。 例如，在此“开始”选项卡的图像中，幻灯片和字体组突出显示。 在功能区上，命令和功能分组到不同的选项卡中。 例如，“插入”选项卡包含您可能要在幻灯片上插入的所有对象。 例如，它包括新幻灯片、表格、文本框、页眉和页脚以及幻灯片编号。 功能区上方是快速访问工具栏。 此功能允许您添加常用的函数和命令，因此只需单击一下即可，而无需在功能区的各个选项卡中导航。 我们建议您将常用命令添加到快速访问工具栏。 我们的一些顾问发现，将与格式、形状、表格、图表和文本框相关的命令包含在快速访问工具栏中很有用。 在优化个人 PowerPoint 工作流时，您将确定此便捷功能的其他用途。
您可以添加和删除命令。 要添加命令，请右键单击要添加的命令，左键单击添加到快速访问工具栏。
要删除命令，请右键单击该命令，然后左键单击从快速访问工具栏中删除。 您甚至可以一次更改多个按钮。 单击快速访问工具栏右侧的下拉菜单。 根据需要勾选或取消勾选命令组或单个命令。 您还可以对工具栏中的命令进行排序。 单击快速访问工具栏右侧的下拉菜单。 单击工具栏底部的更多命令。 在右侧列表中选择一个命令。 使用列表右侧的向上和向下箭头在自定义部分中重新定位命令。
PowerPoint 在编辑幻灯片上的文本时提供了另一种便利功能。
选择文本时，浮动工具栏将出现在所选文本的正上方。 它提供了对一系列格式工具的轻松访问。 此工具栏上熟悉的按钮执行的功能与功能区上的按钮相同。
您可以从“文件”选项卡中打开和关闭浮动工具栏。 导航到“文件”，然后导航到“选项”，然后勾选或取消选中“在选择工具箱上显示浮动工具栏”。
PowerPoint 还具有各种不同的视图，可让您以不同的方式编辑、排列或查看幻灯片。 若要更改视图，请使用“演示文稿视图”组中“视图”选项卡上的按钮或屏幕右下角的“视图”图标。 “普通”视图以您最常与之交互的方式显示演示文稿。 当前幻灯片位于屏幕中央，幻灯片顺序的缩略图显示在左侧。 您可以在“普通”视图中创建和编辑注释。
“备注页”视图显示幻灯片的图片，其下方有备注区域。 这是您的笔记在打印时的外观。 您还可以在此处编辑笔记和设置笔记格式。
使用左下角的缩放按钮调整缩放，以便您可以清楚地看到文本。
在“幻灯片排序器”视图中，您可以按您喜欢的顺序快速排列幻灯片。
这里有一个提示，在将文档发送给任何人（尤其是客户）之前，请务必检查“备注”视图。 幻灯片上可能有要在其他人看到它们之前删除的注释。
为了创建一张好的幻灯片，您需要掌握一些基本功能。 其中包括对齐、分布和排列幻灯片中的对象。 使用参考线和网格线。 将文本放在文本框或形状中。 并协调字体、粗体、斜体、项目符号等演示组件，以保持一致性。 对齐每张幻灯片上的对象非常重要。 当对象在页面上对齐且间距均匀时，页面更易于阅读。 可以通过更新的快速访问工具栏或在“开始”选项卡上的“排列”菜单上自定义“ 对齐和分布”菜单。文本对齐功能也位于“开始”选项卡上。
如果要在幻灯片上前后移动文本或形状，请使用“开始”选项卡上的“排列”菜单。
现在让我们谈谈指南。
参考线是可以在幻灯片上显示的线条，可帮助您垂直和水平对齐对象。
要打开指南，请转到“查看”选项卡并勾选“指南”。 或者，您可以在“普通视图”窗口中右键单击幻灯片两侧的空白区域，然后从弹出菜单中选择“网格和参考线”。
要创建其他参考线，请通过按住 Ctrl 按钮并单击线条并拖动来复制它们。
通过将参考线拖出屏幕来删除参考线。 让我们探索对齐网格功能。
打开参考线后，对象将自动对齐。
避免对齐网格，并在参考线附近移动对象时按住 Alt 键更精确地移动对象。为了确保对象与参考线对齐，这里有两个有用的技术。 使用对齐功能，
或者使用“视图”选项卡中或屏幕底部的缩放功能放大对象。
用于对齐幻灯片上对象的另一个有用工具是网格线功能。
网格线可以帮助您对齐对象并标识屏幕中用于不同类型信息的区域。 要打开网格线，请选择“查看”选项卡，勾选“网格线”，或取消选中“网格线”以将其删除。 您还可以设置网格间距和对齐选项。 选择“查看”选项卡，单击对话框启动器，即“显示”面板右下角的箭头。 确保网格设置设置为 0.1 厘米，这是可能的最小设置。 以便在要使用网格时准确对齐。
取消选中将对象捕捉到网格和其他对象选项以提高准确性。
您还可以组合文本框和形状。
可以在形状中插入一个或多个文本框，尤其是在形状的不同部分放置不同的文本时。
您还可以更改形状的大小。 确保不同形状的宽度或高度相同非常重要，这样幻灯片更易于阅读或理解。 例如，当您尝试将标题与下面的文本框对齐或使两个形状大小相同时，这很有用。
还有绘图工具。 您可以使用绘图工具大小功能来匹配形状大小。 突出显示要更改的形状，然后选择“绘图工具”下的“格式”选项卡，并使用“大小”面板调整形状大小。 使用 PowerPoint 时要记住的其他一些事项。 一致性，在可能的情况下，尽量在演示文稿中保持一致。 这适用于字体、格式、项目符号和行距。 字体大小，确保字体大小适合用途。 请记住，非常小的字体很难阅读。 考虑如何使用演示文稿。 例如，它是讲义还是会在屏幕上显示？ 如果文本小于 20 磅，则在大型显示器上将无法辨认。 所以很多观众可能看不懂。 以一致的方式使用大写、粗体和斜体。 子弹的大小也应保持一致。
确保标尺设置为提供适当的边距和装订线，并使用规则和制表点。
切勿使用空格键对齐文本。 以小组形式使用项目符号。 我们希望在一个小组中最多保持七人左右。
检查行距和段落间距。 将文本间距移开使其更易于阅读。 行距小于 1，看起来被压扁了。
仔细且一致地进行更改。
如果间距明显不同，则在同一幻灯片的不同部分，幻灯片看起来会很奇怪。
使用什么样的PPT

嗨，我是凯里班纳。 我为广泛的客户提供财务查询、合规需求和欺诈调查方面的支持。我帮助我的客户了解他们的欺诈、浪费和滥用风险，并使用数据分析来收集事实，帮助他们在减轻这些风险方面做出更明智的决策。 我经常需要介绍我的分析如何在调查中支持我们的假设。 这些演示通常是针对非技术客户的。 所以我一直在确保我的幻灯片有效地传达我的信息。 在本视频中，我们将重新审视 8 步方法中的第 2 步，了解您的目的。 请记住，此步骤是关于定义演示文稿的目的和目标。 此信息可帮助您围绕单个意图制作关键信息和故事。 提醒一下，首先确保您清楚地了解您将在演示文稿中讨论的客户或团队情况。 问题陈述是什么？ 为什么需要改变？ 你对解决这个问题的假设是什么？
一旦您定义了演示文稿的目的，您就可以确定要使用的幻灯片类型。 今天，我们将讨论四种不同类型的套牌。 您需要选择与您的演示目的和客户手头的情况 最一致的一个。

• 首先是提案或推介幻灯片。 它绘制了解决客户问题的方法。 这是你为了推销工作而与决策者一起使用的东西。 这套牌是高层次的，特定于音高的，并且基于初步的研究和分析。 此类幻灯片中的标准提案元素是公司方法、案例研究、团队简介等。
  
• 第二种类型的演示文稿是状态更新幻灯片。 这可用于协助客户向董事会或其他高管准备项目概述。这种套牌比其他套牌类型更简洁、更高层次。 其目的是为客户利益相关者提供有关项目最重要方面的最新信息。 它通常包含完整内容类型演示之前的项目管理要点和建议。
  
• 第三种类型的套牌是执行摘要套牌。 这篇文章不太详细地阐述了调查结果，但仍然承认客户面临的挑战并提供建议。 它通常得到详细报告的支持。
  
• 最后一种演示文稿是完整的内容幻灯片或报告结果。 它有时也被称为留下。 它详细介绍了客户工作或项目的发现，并包含足够的信息，可以独立于遥远的未来其他文档来理解。 此幻灯片组包括详细信息和分析，例如文本、列表、表格和图表。 它也是客户任务最常见的最终书面可交付成果，其结构独立。
  

如您所见，明确定义您的目的不仅可以帮助您制作信息，还可以让您确定最适合演示文稿的格式。 无论是提案、状态更新、执行摘要还是完整的内容平台，请务必选择在客户情况下最有效地支持您的目的的演示文稿类型。在下一个视频中，我们将介绍如何构建您的故事情节。 [音乐]
构建故事情节

欢迎回来。 现在您已经选择了要使用的套牌类型，在本视频中，我们将讨论如何像故事一样编写套牌。 根据到目前为止的过程，您已经绘制了思维图并概述了您的套牌，但它真的讲述了一个故事吗？
传达观点的一个好方法是通过使用商业故事。 您可以通过讲述一个故事来增加您的互动令人难忘的可能性，而不是简单地遵循一系列要点。 说明您如何遇到客户或团队问题，以及您建议如何解决它。 让您的听众参与有关您观点的对话。 这将增加您帮助客户解决问题的能力的可信度。 如果你以正确的方式写你的故事，你就不必用太多的幻灯片或太多的内容来压倒你的观众。你的套牌应该有一个传达故事情节的结构。 故事情节是从所谓的统治思想发展而来的，或者正如我们在本课程中到目前为止所说的那样，您的关键信息。 无论使用什么术语，它都是您想要传达的单一想法，它是您希望听众思考或相信的。
主导思想应该针对你的受众，总体和综合。 一个强大的、可支持的、以行动为导向的完整想法。 然后，您的故事情节是反映套牌整体主题的逻辑内容流。内容的每个领域都必须与其他领域以及总体的、支配性的思想联系起来。
您的演示文稿应该有一个单一的主导思想、几个支持信息和足够的证据。 您在故事情节中使用的支持由您选择的逻辑类型决定。
您可以使用三种类型的逻辑来构建故事情节。 演绎、归纳和演绎。 为您的故事情节选择最有效地支持您的统治思想并最适合受众需求的逻辑类型。
演绎逻辑是基于推理的。 它可以在各种情况下使用，并且对抗拒的受众特别有效。 你从一个没有争议的陈述开始，比如，成功需要X。 然后你评论客户的情况，比如，目前你没有能力做X。 最后，您根据自己的评论分享了情况的含义。 在这个例子中，成功需要X，而你的听众没有能力做X，所以这意味着他们需要发展做X的能力。 这是另一个例子。
你没有争议的说法是，你没有专门为亚洲国家量身定制的营销计划。 你对这种情况的评论是，亚洲占全球增长机会的80%。 你告诉你的听众，嘿，你的注意力目前不在正确的地方。 因此，您的逻辑结论是，为了利用这些机会，您需要为这些国家量身定制营销计划。 演绎论证对不理解内容或抗拒的受众有效。它表明没有其他途径是行得通的，并同时提出了所有结论和建议。 构建合理的演绎论证通常比归纳或演绎论证更容易，我们稍后会讨论。 然而，演绎推理确实有一些缺点。 如果听众不同意这种情况或评论，则论点将无法说服。 演绎推理还要求听众在得出结论之前记住大量信息，尤其是复杂的论点。 现在您已经听说了演绎过程，让我们讨论一下归纳过程。
归纳逻辑是为已经知道情况的人准备的。 归纳逻辑的基础是将以某种方式相似的事物分组，然后使用它们来指向一般结论。 在这种类型的逻辑中，每个支持参数都是直接连接的。 它可以是一个动作，它可以是一个原因，也可以是一个示例。 根据客户的情况，列出行动、原因和/或示例，然后将其与主导思想联系起来。 使用我们之前关于亚洲营销计划需求的示例，假设您有五个支持论点。

• 第一，日本的潜在价值创造额为5亿美元。
  
• 第二，在中国创造的潜在价值为2亿美元。
  
• 第三，亚洲其他地区的潜在价值创造额为1亿美元。
  
• 第四，世界其他地区的潜在价值创造为7500万美元。
  
• 第五，你没有具体的亚洲营销计划。
  

有了这些支持论点，主导思想显然是公司应该重新关注整个亚洲，以继续改善业绩。 提醒一下，在演绎逻辑的例子中，人们不知道机会在哪里。 我们需要引导他们专注于亚洲。 然而，在这个例子中，观众已经知道亚洲是一个机会。 我们必须向他们提供有关如何优化它的详细信息。 归纳论证通常比构建一个没有争议的故事更受欢迎。 它对以行动为导向的受众有效，并且提供了易于记忆的要点的详细信息。
如果一个点被拒绝，剩下的点可能仍然能说服观众。 归纳论证也有其缺点。 对于某些观众来说，这可能太有力了。 构建可靠的论点也可能比使用演绎或演绎结构更困难，因为缺失的信息可能并不明显。
我们要讨论的第三种逻辑是绑架过程。 演绎逻辑是归纳逻辑的一个子类别，用于特别批判和注重细节的受众。 归纳逻辑需要对听众的兴趣和可能的反击有深入的了解，所有这些都需要在支持论点中解决。
演绎逻辑是一个形状问题。 将你的论点表述为关键问题，而不是积极的陈述。
这种逻辑是基于通过一系列测试提供突破性思维。 这种方法不是简单地陈述事实，而是采取事实完整的立场。 所以，你有所有的事实来支持你的统治思想。 你现在正在测试这些事实。 用这种逻辑风格，你总是在质疑。 你首先思考我如何在统治思想中戳洞？ 在前面的例子中，我们谈论的是亚洲的机会。 我们的观众可能会反驳哪些事情？

• 第一，没有很好的机会。
  
• 第二，其他地方有更好的机会。 或者
  
• 第三，我们甚至没有能力实现机会。
  

这种逻辑风格需要项目团队提供更多的工作和信息。 你必须预测观众的潜在反对意见。 实际上，您正在通过展示证据或如何考虑潜在问题以及它们如何导致您的结论来构建幻灯片。
演绎逻辑对于持怀疑态度的观众或该主题有争议的受众很有用。 在这些情况下，归纳法和演绎法将无效。 你的主要信息是，我们已经测试了我们的治理思想来衡量它的完整性。 没有比这更好的了。 一个诱拐的论点可能是说服怀疑论者的有力方式。 特别是如果任务被用来反驳一个公认的立场。 逻辑可以很容易地测试和证明。 当然，这个过程总是有缺点的。 有些测试可能难以证明。 例如，没有其他方法行得通的想法。
逻辑上的漏洞可能会浮出水面，并导致整个论点失败。
对于某些观众来说，这种逻辑也可能过于有力。
我们今天已经介绍了很多。 总之，您的故事情节应基于最适合演示文稿上下文的逻辑类型构建。演绎逻辑或以真实前提开始你的故事，以证明其他东西必须是真实的，基于这些信息，或保证结论。 归纳逻辑或从已知的数据或信息开始，并用它来解释解释数据的理论或概括结论，这是不确定的。 和演绎逻辑，或者从不完整的数据或信息开始，并用它来导致最可能的解释。
仔细规划您的故事情节有助于消除或最小化差距和重叠，并包括相关的支持事实。 深思熟虑地确定最适合您的上下文的逻辑类型将有助于塑造您的管理思想、支持您在演示文稿中使用的思想和证据。 并最终塑造一个既有效又令人难忘的故事。 在下一个视频中，我们将讨论如何使用结构和逻辑开始在 Power Point 中起草故事板。
提示表：逻辑的类型

您在故事情节中使用的支持由您选择的逻辑类型决定。为您的故事情节选择最有效地支持您的统治思想或关键信息并最适合受众需求的逻辑类型。
推论的





归纳





您在方法中选择的逻辑将决定演示文稿中消息和幻灯片的顺序。





演绎逻辑基于推理，可用于各种情况。演绎论证对不理解内容或抗拒的受众有效。它表明没有其他途径是行得通的，并同时提出了所有结论和建议。构建合理的演绎论证通常比归纳论证更容易。
下面是一个示例。

• 您的无争议陈述是：1）“需要在国外市场增长”。2）“目前的欧洲和南美营销计划表现不佳”和3）“没有专门针对亚洲国家的营销计划”。
  
• 你对这种情况的评论是，“亚洲占全球增长机会的80%。
  
• 你告诉你的听众，“嘿，你的注意力目前不在正确的地方。
  
• 因此，您的逻辑结论是，“因此，为了利用这些机会，您需要一个针对亚洲量身定制的营销计划。
  

然而，演绎推理确实有一些缺点。如果听众不同意“情况”或“评论”，论点将无法说服。演绎推理还要求听众在得出结论之前记住大量信息——尤其是复杂的论点。



归纳逻辑是为已经知道情况的人准备的。它基于对以某种方式相似的事物进行分组，然后使用它们来指向一般结论。在这种类型的逻辑中，每个支持参数都是直接连接的。它可以是操作、原因或示例。根据您的客户情况，列出行动、原因和/或示例，然后将其与管理思想联系起来。
归纳论证通常比构建一个没有争议的故事更受欢迎。它对以行动为导向的受众有效。它提供了有关易于记忆的要点的详细信息。如果一个点被拒绝，剩下的点可能仍然能说服观众。
在前面的例子中，我们谈论的是亚洲的机会。

• 归纳式陈述将从事实或情况开始：“需要专门为亚洲国家量身定制的营销计划。
  

根据您的客户情况，列出操作、原因和/或示例，然后将其与管理思想或关键信息联系起来。
假设您有五个支持论点：

• 在日本创造的潜在价值为5亿美元
  
• 在中国创造的潜在价值为2亿美元
  
• 亚洲其他地区的潜在价值创造额为1亿美元
  
• 世界其他地区的潜在价值创造为7500万美元
  
• 您没有针对亚洲的营销活动
  

有了这些支持论点，治理思想显然是公司应该重新关注整个亚洲，以继续改善业绩。
提醒一下，在演绎逻辑的例子中，人们不知道机会在哪里。我们需要引导他们专注于亚洲。然而，在这个例子中，观众已经知道亚洲是一个机会。我们必须向他们提供有关如何优化它的详细信息。
归纳论证也有其缺点。对于某些观众来说，这可能太有力了。构建可靠的论点也可能比使用演绎或演绎结构更困难，因为缺失的信息可能并不明显。



这两种结构都是有效的，您决定使用哪种结构将取决于受众和您尝试传达的信息。
演绎逻辑是归纳逻辑的一个子类别，用于特别批判和注重细节的受众。归纳逻辑需要对听众的兴趣有深入的了解 - 以及可能的反击 - 所有这些都需要在支持论点中解决。演绎逻辑是一个“形状”问题：将你的论点表述为关键问题，而不是积极的陈述。这种逻辑是基于通过一系列测试提供突破性思维。这种方法不是简单地陈述事实，而是采取事实完整的立场。
所以 - 你有所有的事实来支持你的治理思想。你现在正在测试这些事实。用这种逻辑风格，你总是在质疑。你首先会想，“我如何在我的治理思想中戳洞？
在前面的例子中，我们谈论的是亚洲的机会。
我们的观众会反驳哪些事情？

• 没有很好的机会。
  
• 其他地方有更好的机会。
  
• 我们没有能力实现这个机会。
  

这种逻辑风格需要项目团队提供更多的工作和信息。你必须预测观众的潜在反对意见。实际上，您正在通过展示证据来构建幻灯片，证明如何考虑潜在的问题，以及它们如何导致您的结论。
演绎逻辑对于持怀疑态度的观众或主题有争议的地方很有用。在这些情况下，归纳法和演绎法将无效。
你的主要信息是：我们已经测试了我们的治理思想来衡量它的完整性。没有比这更好的了。
演绎论证可能是说服怀疑论者的有力方式，特别是如果测试被用来反驳公认的立场。逻辑可以很容易地测试和证明。
当然，这个过程也有缺点。有些测试可能很难证明 - 例如，“没有其他方法可以工作”的想法。逻辑上的漏洞可能会浮出水面，并导致整个论点失败。对于某些观众来说，这种逻辑也可能过于有力。
创建情节提要

在此视频中，我们将讨论在情节提要 PowerPoint 中构建演示文稿的第一步。
故事板是幻灯片的高级大纲，用于说明您的管理思想或关键信息。 它包含支持信息并概述了您带来的价值。 我们在课程的第一周，在八步法的第三步中讨论了这个过程，如何构建演示文稿的主体。
我们讨论了起草大纲，其中包含关键信息、支持信息以及支持事实、示例、轶事和问题。 正如我们所讨论的，故事板过程始于使用笔和纸的线框或白板上的便笺。 列出你的治理思想和支持点。 然后，带上你的同事，征求他们的意见。 接下来，澄清您的语言并锐化您的信息。 一旦你对线框中的标题感到满意，就该转向PowerPoint了。 您的 PowerPoint 情节提要应该引人注目，具有所有幻灯片都支持的清晰管理思想，以及基于我们前面讨论的三种逻辑类型之一的逻辑流。 演绎、归纳或演绎。 事实应该建立在事实的基础上，引导线支持跨页面转换的信息。
将线框中的轮廓转换为可以使用适当的设计模板进行 PowerPoint 的草稿。你的支持消息或引导行将是 PowerPoint 中的标题，每个引导行位于空白幻灯片的顶部。 每张幻灯片都应包含大纲中的相应支持内容。 列出项目符号、注释或示例，以指示支持导线所需的数据和分析。 构建演示文稿，以便每个引导线在逻辑上从前一条线索流出。 此时，请浏览演示文稿以确认故事没有丢失或确定需要强调或增强的地方。
问问自己，如果我第一次读这篇文章，我会发现它是一个可信且易于理解的故事吗？ 这将帮助您为每个部分建立逻辑流程。
从每个部分开始，概述或概述接下来的内容。你应该能够只阅读导语，并且仍然理解故事情节和更大的论文。 您希望按有意义的顺序排列支持数据。 从更高级别的数据移动到更精细的数据，但首先提供最相关的信息。 从逻辑上呈现它以建立结论和含义。 添加视觉提示以引导读者完成故事情节。 您的观众在任何给定时间只能接受 3 到 5 分。 因此，请确保您适当地划分了内容。 不要给他们一份难以遵循和记住的项目清单。
按照与主要想法相关的顺序展示支持想法 的引导线。支持您的关键声明、建议或调查结果的数据应按照大纲中讨论声明的顺序呈现，例如从问题陈述开始，然后继续您的理解。 记得提前传达你的治理思想。 然后按照他们支持的主要思想被传达的顺序添加支持 的想法和事实。始终牢记您选择的逻辑参数类型。 演绎、归纳或演绎。 例如，如果幻灯片 3 包含建议 A、B 和 C，则幻灯片 4 应支持建议 A，幻灯片 5 应支持建议 B，幻灯片 6 应支持建议 C。 有几个注意事项可以帮助开发成功的故事板。

• 第一，包括足够的事实和数据来支持你的故事。
  
• 第二，要完整。 您的受众不像您那样深入了解信息。 呈现观众得出结论所需的信息。
  
• 第三，一定要坚持事实。 你所有的结论都需要有事实支持。
  
• 第四，给你的故事一个测试运行。 要求不了解问题的团队成员确认您的消息是否清晰完整，但不是多余的。
  
• 第五，只关注你的关键信息。 不要包含任何超出流程的幻灯片，因为它们看起来不错或因为您努力获取信息。
  
• 六、每个想法陈述一次。 选择关键问题，不要不必要地重复。
  
• 七、同样不要用不同的词重复同样的事情。 你最大的障碍是你知道的太多。 请记住，少即是多。
  
• 八、知道必要时可以随时附上附录。 虽然您应该精通所有细节，但您不想用太多信息轰炸您的观众。
  

总之，有效地构建我们的演示文稿可能与其中包含的信息一样重要。这对于传达关键信息至关重要。 我们之前已经介绍过这一点，但再次分享很重要。 您的演示文稿必须讲述一个引人入胜的故事。
组织你的治理思想、主要思想、支持思想和事实，使它们相互依存。 通过确定最适合您的受众和情况 的逻辑类型，确定要包含的支持内容。最后但并非最不重要的一点是，请记住验证您的潜在客户线是否展示了清晰的主题和逻辑流程。
无论您的信息多么有趣和相关，如果它不支持上面的消息，您都不会有效地讲述您的故事。 现在，进入故事板并享受。
阅读材料：故事板

故事板是开发高影响力文档过程的关键部分，既用作设计工具，也用作项目管理工具。您使用线框开始了情节提要过程。



故事板：

• 帮助以合乎逻辑的方式构建见解和建议
  
• 可用于检验假设和断言
  
• 提供对最终可交付成果的早期关注，并可用作项目管理该可交付成果创建的一种手段
  
• 可用于与客户一起测试新兴故事。
  

故事结构——有效沟通的本质

演讲应该讲述一个故事，一个吸引观众并满足他们对信息的需求的故事。由于我们工作环境的复杂性，关键信息很容易在噪音中丢失。我们处理信息的能力有限，当我们不能快速理解呈现给我们的信息时，很容易被“关闭”。
良好的结构对于讲好故事至关重要。

• 它突出了关键信息，同时提供了可靠的证据和理由来支持它们
  
• 它通过向读者展示关键信息和概念如何相互关联以及它们的含义，使受众能够参与内容
  
• 它带领读者踏上一段旅程，使他们能够在论证的每个阶段“购买”概念，并使他们能够迭代有效地处理信息。
  

故事结构 – 集中精神能量





引线

导语是本幻灯片试图传达的关键信息的简短陈述。



标题和引导线有不同的目的——两者都很重要！



Writing using precise language

Use precise language rather than vague terms. Locate terms that convey generalities and replace them with specifics.



Writing in the active voice

An active voice is direct and provides clarity, a passive voice can be ambiguous and confusing.



Story telling DOs and DON’Ts





查看问题以测试演示文稿的故事和流程

问自己以下问题，以确定故事情节的强度：

• 当我通读我的标题/导语时，我是否得到了完整的故事，以及我所有的关键见解和含义？
  
• 故事在幻灯片之间流畅吗？仅通过阅读标题，顺序是否合乎逻辑？
  
• 这个故事是否为我的结论和建议提供了足够的支持？
  
• 是否有任何幻灯片与整体故事不符？
  
• 故事是否偏离了案件的关键点/问题？
  
• 这个故事是否回答了观众的所有关键问题？如果没有，还缺少什么？
  
• 这个故事是否足以说服观众采取行动？
  

请务必非常仔细地检查您的推理！

完整...

• 您的受众不像您那样深入了解信息
  
• 坚持事实
  
• 试运行一下
  
• 我们可能需要在故事板后重新设计问题和故事，以与客户议程保持一致
  

...但不是多余的

• 只关注您的关键信息
  
• 每个想法说一次
  
• 你最大的障碍可能是你知道的太多
  

审阅同学的作业

此作业将使您有机会在 PowerPoint 中为最终演示文稿创建情节提要。您将使用第 1 周提供的案例研究和数据集。通读案例研究并决定演示文稿的关键信息。您计划与初创航空公司的首席执行官和高管分享的重点或关键建议是什么？根据提供的数据，您将如何支持此消息？
考虑到这一点，下一步是创建轮廓和线框，如本课程第一周所述。一旦你完成了大纲，以线框的形式将其转移到幻灯片上，并对关键和支持信息以及它所讲述的故事感到满意，将它们转移到PowerPoint幻灯片并在此处上传您的幻灯片进行同行评审。您只需要为此作业提交 PowerPoint 文件。这将作为您的套牌的初稿。
完成并提交作业后，请查看同行提交的三份作业，并根据评分标准提供反馈。
下周，您将通过在此作业中结合同行提供的反馈并利用本周晚些时候涵盖的其他内容来完成此幻灯片。
祝你好运！
您是一名顾问，与一家小型初创航空公司合作，在美国伊利诺伊州芝加哥地区运营。该航空公司的管理团队拥有强大的航空公司运营背景，但没有太多的财务或数据分析经验。他们的许多系统是不同的，没有连接。您震惊地发现，直到最近，航空公司还无法从单个报告中提取特定的飞机详细信息，例如航线和座位容量，而是需要打开两个或多个文件并比较信息。该航空公司最近能够连接他们的数据源，并使用这些数据将图表和图形放在一起。该公司需要您帮助解释数据，以做出一些重大的战略决策，以发展和定位自己在市场上。
首席执行官要求您查看数据，并在 10 分钟的演示中就以下关键问题展示您的发现：
他们在哪里损失的钱最多？（提示：按航线查看收入，以及基于飞机类型的每英里燃油成本、总收入最低的航班、平均票价最低的航班）
他们在哪里最赚钱？（提示：查看总收入最高的航班、按航线划分的收入、平均票价最高的航班）
他们是否应该增加芝加哥到亚特兰大的航线以增加利润？（提示：查看电子表格中潜在的新路线选项卡）
数据分析已经完成。如果您参加了课程 3：使用高级 Excel 进行数据可视化，则此数据集看起来非常熟悉。请注意，您无需参加课程 3 即可在同行评审项目中取得成功。您将使用下面的Excel电子表格中的分析来为初创航空公司的首席执行官制定观点和演示文稿。

幻灯片设计的主要要素

在本视频中，我们将讨论幻灯片编写和设计的最佳实践。 此时，您应该已经创建了故事板来组织您的想法和故事中内容的顺序。 现在是时候考虑幻灯片设计的关键要素了。 第一，标题内容和定位。 在创建单个幻灯片时，您现在需要对引导行或幻灯片标题进行文字处理，以便它们符合您的确切目的。 问问自己，如果观众除了导语之外什么也没读到幻灯片，最重要的信息会清楚吗？
在编写导语时，请务必将其保留在 PowerPoint 模板母版幻灯片的默认餐垫中。 当您在幻灯片中从一个幻灯片移动到另一个幻灯片时，如果您的引导线不一致地位于完全相同的位置，则标题似乎会四处移动或跳舞。 你的听众会注意到它们，而不是你的信息。 这种明显的草率设计会降低您的可信度。 接下来是幻灯片的正文，您的内容应支持引导线。
每张幻灯片都有一个支持点，可向观众传达最清晰的信息。始终确保来源或参考您的证据并为任何图表命名，请务必使用适当的风险免责声明。 虽然您当然必须为每张幻灯片使用相同的模板，但您可以并且应该改变标题下元素的位置。 例如，与其总是在左侧显示图像，在右侧显示文本，不如稍微移动一下。 最重要的是，幻灯片应该对房间里的每个人都清晰易读。
避免使用小文本，尤其是在大房间中，除了文本之外，还包括空白，这只是空白区域。 清晰文本、清晰图像和空白的平衡是关键。
最后，确认所有幻灯片的铅线、正文文本和图表的字体（包括字体、颜色和大小）一致，并且幻灯片已编号。
在本视频中，我们讨论了幻灯片编写和设计中 一些最重要的实践。请务必仔细修改幻灯片中的所有内容，包括引导行、文本和数据，并在这样做时确保您的幻灯片一致且清晰易读。
幻灯片写作指南

撰写幻灯片时，请考虑以下标准：

关联

• 解决问题，描绘大局 - 而不仅仅是“有趣的分析”
  
• 每个页面都表示一个观点，在标题中表示，并通过图表，表格，图形或文本进行证实
  
• 图表旨在强调要点（例如，关键项目带有阴影）
  

清晰

• 标题简短 – 不超过 15 个单词（最多两行）
  
• 图形以最简单、最合适的形式表示信息;所有插图都是有意义的（例如，箭头表示顺序或因果关系，而不是您的 PC 可以做的花哨的事情）
  
• 图表标题简洁地描述了图表中包含的数据
  
• 使用一致的主题或模板 - 字体，样式，智能艺术和形状，调色板
  

能见度

• 理想情况下，文本幻灯片包含不超过 5-6 个点或 60 个单词（每个点平均约 9 个单词）
  
• 所有图表组件对于离屏幕最远的受众成员都是可读的
  
• 图表上的所有项目都经过准确标记（数量单位、标识来源、表格上的列标题、阴影键等）
  

创建有效幻灯片时遵循规则：




相应幻灯片的示例




不适当的幻灯片示例




© 2017 普华永道会计师事务所，特拉华州有限责任合伙企业。保留所有权利。普华永道是指美国成员所。详情请参阅 www.pwc.com/structure。此内容仅供一般参考之用，不应替代咨询专业顾问。
显示数据

在本视频中，我们将讨论合并和显示数据以支持关键信息的最佳方法。 如果您完成了本系列的最后一门课程，那么您已经学到了很多关于数据可视化的原则和最佳实践的知识。 该部分中涵盖的主题直接对应于您应该如何在幻灯片中显示。 选择视觉对象时，请了解有不同类型的图表。 每个都传达不同类型的信息。

• 饼图或圆环图是显示构图或整体部分的良好机制。
  
• 条形图最适合用于项目比较，
  
• 折线图最适合显示时间序列或显示频率。
  
• 散点图最适合映射相关性。
  

无论使用哪种视觉对象，请务必使其易于阅读并提供适当的上下文。 例如，从最大到最小对条形图进行排序。 区分重要项目的颜色。 如果您的受众了解市场空间，请在 可视化中使用品牌颜色。清楚地标记图表，以便受众了解数据的确切上下文。
每个图表应包含四个项目。

• 一个是描述图表显示内容的标题。
  
• 二、数据描述。
  
• 三、相关数据单元。 美元，百分比，百万，数十亿等。
  
• 第四，如果可能的话，包括年份和月份的相关日期。
  

幻灯片应概述关键功能，或获取支持数据。 应突出显示相关、有趣或不寻常的元素。 请记住，您已经沉浸在数据中数天或数周，但客户可能不熟悉行业或主题。 您的目标是确保所有数据、图表和图形尽可能易于理解。 读者应该能够轻松并立即遵循所提供的数据，并且不应该有猜谜游戏。 请注意，无法解释的图形会破坏您的工作被理解的可能性，而数据上无法解释的违规行为可能会破坏您的论文。 PowerPoint 中有许多格式设置工具可供您使用，以帮助清除查找数据并引起对支持您的管理思想的最重要点的关注。
使用方框引起对正在讨论的关键数据的注意。 或者使用标注框来解释数据系列中的更改。 您还应该考虑幻灯片底部的摘要框。
始终使用预测框或箭头来指示增长率等数据、突出显示峰值和低谷或引用数据中的季节性。
通过突出显示相关数据来展示重要趋势。
对数据段进行分组以提高可读性。 包括脚注以解释任何不规范或难以理解的项目。 使用粗体或不同的颜色来突出显示点。 使用诸如Harvey Balls之类的符号或其他此类视觉辅助工具来帮助使数据更容易理解。 正如我们在上一个视频中所讨论的，请确保您的文本使用一致的字体、类型、颜色和大小。 这也适用于您计划分发给受众的任何打印输出。 让我们一起回顾一个示例，此处说明了预测数据。 导线中讨论的关键增长领域由右侧图例的红色框突出显示。
该幻灯片演示了我们讨论过的设计指南，包括明确的引导线、支持事实、一致的字体样式、引用的信息来源和风险免责声明。 除了图表之外，您还可以使用表格来显示数据。 您可以使用哈维球（圆形表意文字）来评估和评级数据。 此示例在表中使用 Harvey Balls 来描述一种比较数据元素的常用方法，不再仅使用数字。 它还提供了良好的图形表示，将观众的注意力吸引到幻灯片中最重要的数据元素上。 在这种情况下，消费电子行业的评级与其他行业相比。 下面是如何使用蜘蛛图来强调数据中哪个元素最重要或最不重要的示例。 在许多情况下，蜘蛛图用于将情况与强调差距的理想状态进行比较。 同样，不要忘记突出显示可视化效果中重要且相关的数据，如本示例所示。 使用箭头指示操作或使用列框添加其他数据。 在本视频中，我们讨论了在幻灯片上显示数据的最佳方法及其可能产生的影响。
如果是图表，请确保它是最有效的类型，并且它的信息和目的对观众来说是清楚的。 如果是表格或图表，请确保提请注意最重要的信息。
总之，您显示数据的方式可以决定客户的成败。 您的可信度和对建议解决方案的接受程度取决于您的受众理解您呈现的所有数据的能力。
提示表：显示数据

以图表、图表或表格的形式显示数据时，仅使用支持信息所需的事实 - 清除“噪音”。噪音是指“可有可无”和“有趣的东西”，但与信息无关。
您可以从各种不同的图表类型中进行选择，但请确保选择最容易阅读和理解消息的图表类型。





根据比较是定性的还是非定性的，您可能需要使用不同类型的图表。不要拘泥于一种类型！





不同类型的比较需要不同的图表类型才能可视化。





您发现这些数据之间有什么关系？





条形图是表示数据排名的最佳图形。





将 SmartArt 和图表库用于高级图形和模板。

单击功能区中的“插入”选项卡，然后单击菜单中的“SmartArt”或“图表”以查看库选项。





完成你的套牌

现在我们已经到了完成您的套牌的阶段。
在此阶段，你将查看已创建的内容。 一个完整的甲板，包含一致的消息，并为您的建议提供高质量的支持和可信度。 为了最终确定您的套牌，让我们讨论修订的重要性。 作为顾问，可交付成果是我们工作的最终产品。 它们是可能会在您的工作完成后很久留下或流传的文物。错误会破坏您工作的可信度。 例如，我，一个客户，如果定量分析包含语法错误，我 怎么能相信它。一定要像审查首席执行官一样审查每个可交付成果。 在甲板的整个迭代过程中，以及在最终可交付成果交给客户之前进行修改和审查。应始终将足够的时间进行审查和修订，并应包括在可交付成果的工作计划中。 作为一个团队修改你的套牌很重要。 在整个可交付成果开发过程中 ，可以通过良好的版本控制来简化该过程。我将分享一些我们用于与团队合作的最佳实践。 出于此讨论的目的，假设您使用的是 PowerPoint 演示文稿文件。
首先，团队应建立一个明确的文档所有者。 此所有者应在分发之前为文件提供文档名称、日期和版本号，例如文档 ABC、年、月和日以及版本号。
然后，所有者会将工作产品的一部分分配给您。 收到文档后，打开文档并将其保存到计算机。 将您的姓名缩写添加到您保存的版本。 例如，文档 ABC、年、月、日、版本号和您的姓名缩写。 根据需要进行修订、跟踪更改并记下未解决的项目。
在突出显示更改时，请确保您的方法一致。 向分配的幻灯片添加智能占位符或批注框。 突出显示更改。 提供反馈或提出讨论点。
如果你的 PowerPoint 或其他演示软件版本不跟踪谁在发表评论，请确保在有多个审阅者时在评论前使用首字母缩写。这样每个人都清楚谁在给定时间发表了评论。 完成修订后，将文档发回，并附上一封电子邮件，说明您所做的所有更改。 在电子邮件正文中总结您的更改和理由，并记下您选择的突出显示更改的方法。 仅发回您编辑的部分，不要忘记附件。 占位符框和 namING 约定是维护版本控制的好工具。最终的命名约定将帮助你和你的团队快速梳理团队发送的迭代并确定最新版本。 它还会告诉您谁进行了最近的更改或建议。 您还可以在计算机文件浏览器的修改日期列中验证上次保存文件的日期，或者右键单击文件本身并在 PC 上选择属性或在 Mac 上获取信息。 将该日期与文件名中的日期进行比较，以防止用户错误。 必须从论点的完整性到每行的格式来审查幻灯片。
在甲板中完成故事时，请遵循这些标准的行业惯例。 问问自己，整个故事还有意义吗？ 重要消息丢失了吗？ 您是否处理了任何不明确或相互矛盾的消息和数据？ 您是否使用过有凝聚力的水平逻辑？ 一个提示是将所有引导行复制并粘贴到 Word 文档中，然后通读逻辑。 您是否使用过支持性垂直逻辑？
页面内容是否支持引导线？ 幻灯片上的措辞是否简洁？ 你能简化它吗？ 幻灯片上的措辞是否准确？ 你说的正是你的意思吗？ 内容是否会被准确解释？ 语气一致吗？ 甲板读起来好像只有一个作者吗？ 如果数据已更改，相关的标注和潜在顾客行是否也已更新？ 公式输入是否随时间更新？ 例如，复合年增长率。
在完成幻灯片中的 标签和图表时，请遵循这些标准行业惯例。
确保图形、图表和表格具有标题。 图表具有 X 轴和 Y 轴名称、图例、时间范围、单位和详细信息。 字体大小和样式一致。 方法和数据来源已经记录在案。 星号有相应的脚注，脚注有星号。 包括来自智能模板的风险管理免责声明。
在完成幻灯片中的格式设置时，请遵循这些标准行业惯例。确保文档经过拼写检查，包括手动检查公司和客户名称。 如果使用首字母缩略词，则定义它们，然后在整个演示文稿中一致地使用它们。 大写自始至终保持一致。 给定幻灯片上的项目符号点一致地开始。 例如，所有动词或所有名词。 同事的评论将被删除。 而且单词之间没有多余的空格。 配色方案一致且符合品牌要求。 字体在大小、颜色和样式上保持一致，并且也符合品牌标准。 对于包含数字的表，总计在横向和向下并列时签出，并在需要时包括小计。 目录中的页码与实际页码匹配。 页码应显示在所有幻灯片上，并且可以在 PowerPoint 中使用插入选项卡添加页码。
我们已经介绍了许多完成套牌的重要实践。 最好在修改套牌的前几次创建一个清单，以帮助确保涵盖所有基础。 并让您习惯于确认一致性和清晰度。 请务必使这些修订提示成为常见做法。 并在演示日之前检查评论清单上的每个框。 如果您按照我们一直在审查的步骤进行操作，您将确保在本课程结束时为您的最终演示创建一个有效的幻灯片。
测试1

看看这张幻灯片。需要纠正什么？

• 字体大小一致性
  
• 拼写
  
• 形状颜色一致性
  
• 字体颜色一致性
  

看看这张幻灯片。需要纠正什么？

• 字体样式一致性
  
• 字体颜色一致性
  
• 形状大小一致性
  

看看这张幻灯片。需要纠正什么？

• 字体大小一致性
  
• 行距
  
• 文本对齐方式
  
• 字体样式一致性
  

看看这张幻灯片。需要纠正什么？

• 字体样式一致性
  
• 符号样式一致性
  
• 行/项间距
  
• 文本对齐方式
  

测试2

PowerPoint中的“功能区”是什么？

• 功能区包含所有 PowerPoint 功能，是“快速访问工具栏”的子选项卡
  
• 功能区包含所有PowerPoint功能，是“插入”选项卡的子选项卡
  
• 功能区包含组织到选项卡中的所有 PowerPoint 函数和命令
  
• 功能区包含所有PowerPoint功能，是“主页”选项卡的子选项卡
  

PowerPoint （2013+） 还具有各种不同的视图，可让您以不同的方式编辑、排列或查看幻灯片。它们是：

• 普通、大纲、备注页和阅读
  
• 普通、备注页、幻灯片排序器和阅读
  
• 普通、轮廓、幻灯片排序器和读数
  
• 普通、大纲、备注页、幻灯片排序器和阅读
  

哪种类型的甲板不太详细地阐明了客户工作的发现，但仍承认客户面临的挑战并提供建议？

• 提案或推介
  
• 状态更新
  
• 摘要
  
• 完整内容
  

以下哪项是演绎逻辑的定义？

• 逻辑是基于对以某种方式相似的事物进行分组，然后使用它们来指向一般结论。
  
• 它是归纳逻辑的一个子类别，用于特别批判和注重细节的受众
  
• 它基于推理
  

以下哪一项不是演绎逻辑的特征？

• 要求观众在得出结论之前记住大量信息——尤其是复杂的论点
  
• 它对不理解内容或有抵抗力的受众有效
  
• 通常更喜欢构建一个没有争议的故事
  
• 它表明没有其他途径是行得通的，并同时提出了所有结论和建议。
  

以下哪项不是帮助开发成功的故事板的“必须做”的事情？

• 包含足够的事实和数据来支持您的故事
  
• 确保坚持事实
  
• 要完整。您的受众不像您那样深入了解信息
  
• 在不同的幻灯片上用不同的单词重复同样的事情
  

以下哪项不是导线的支持元素？

• 内容
  
• 寻找或参考证据
  
• 包括适当的风险免责声明
  
• 每张幻灯片有多个
  

以下哪些是幻灯片设计的关键要素？ （选择所有适用项）

• 跳舞的标题或引线
  
• 支持且易于解释的视觉辅助工具
  
• 适当的标题内容和定位
  
• 字体类型、颜色和大小的一致性
  

为了最好地说明增长率等数据，突出显示峰值和低谷，或参考数据中的季节性，您应该在幻灯片上使用以下哪项？

• 哈维球等符号
  
• 摘要框
  
• 标注框
  
• 预测框或箭头
  

以下哪项是查看幻灯片一致性的最佳做法。 （选择所有适用项）

• 方法和数据来源已记录在案
  
• 首字母缩略词不必在整个演示文稿中一致地定义或使用
  
• 字体大小和样式一致
  
• 图表具有 X 轴和 Y 轴名称、图例、时间范围、单位和详细信息
  

您正在开始演示文稿的最终审阅过程。该团队已建立文档所有者。文档所有者应采取的第一步是什么？

• 根据需要进行修订、跟踪更改并记下未解决的项目
  
• 将工作产品的一部分分配给团队成员
  
• 添加智能占位符或批注框以分配幻灯片、突出显示更改、提供反馈或提出讨论点
  
• 在分发之前为文件提供文档名称、日期和版本号
  

功能区和快速访问工具栏是 PowerPoint 中的两个主要元素。以下哪项也是 PowerPoint 中的主要元素？

• 将文本置入文本框或形状中
  
• 备注页
  
• 绘图工具
  
• 对齐对象
  

在选择要用于演示文稿的幻灯片类型之前，请确保您清楚地了解将在演示文稿中讨论的客户或团队情况。您需要选择与您的演示目的和手头客户情况最一致的一个。例如，如果您正在协助您的客户向董事会或其他高管准备项目概述，您会选择哪个甲板？

• 摘要
  
• 完整摘要
  
• 状态更新
  
• 提案或推介
  

幻灯片的正文或幻灯片的内容应支持导语线。在以下方面，哪些是支持潜在客户线的最佳实践？（选择所有适用项）

• 对每张幻灯片使用相同的模板，但改变标题下元素的位置，同时保持正确的对齐方式
  
• 包括适当的风险免责声明
  
• 在每张幻灯片上改变文本大小和样式，以引起对您想要表达的观点的注意
  
• 幻灯片内容应让会议室中的每个人都清晰易读