浅谈如何做好一份年终PPT

传奇木讷的鱼

疫情过去3年

转眼间，疫情已经过去三年了，2022年也渐入尾声，年底的事情一箩筐，而最令人头疼的事情，可能就是年终报告了。不少朋友每年年底都得写年终报告，占用了大量精力和时间。但年终报告又不能随便制作，毕竟这需要提交给上级过目，有时候甚至还要做成PPT演示——如果PPT太过简陋，工作态度遭到质疑那就尴尬了。年终总结又总是和升职加薪关联在一起，甚至有人说出了“年终总结写得好，升职加薪没烦恼；年终总结不称心，明年只能嘤嘤嘤”这样的话；
那么年终总结的意义何在？
老板：了解员工工作业绩以及工作中的成长
你自己：有机会入老板的法眼，展现自己的价值卖个好价钱（升职加薪）
那，一个好的“汇报总结 PPT ”有哪些需要注意的点呢



iSlidePPT年终总结

年终报告致胜核心点
幸苦一年，别输在年终总结上
想要把自己“卖个好价钱”，首先你要站在老板的角度换位思考，
年终报告老板最关心的是什么
——你能给公司带来什么价值



iSlide年终总结

我们的视觉和大脑决定了，在同时出现图表和文字的时候，一定都会先看图表。也就是我们常说的“能用图表，别用文字”


所以年终报告 PPT ，要用数据说话，数据是年终报告 PPT 的展示重点！
一、搭建PPT框架

01 列提纲

一般在做工作报告 PPT 之前，会先整理一个 word 文档，那么，在假定已经做好了前期资料整理的前提下，我们需要开始给 PPT 搭框架。
先来梳理一下，年终终结我们需要汇报的一些内容，以时间轴为线索，我们可以归纳为：过去-现在-未来

• 过去：过去一年，你的关键绩效有哪些，存在的问题等
  
• 现在：目标业绩是否达标①达标：分享经验建议等②未达标：离目标差多少，规划原因？客户原因？产品原因……如何改进
  
• 未来：来年的规划及目标（推荐表格或列数据展现趋势、增长等）
  

02 搭PPT框架

如果将上面的提纲以 PPT 框架视角展现，大概是下面这样


封面封底属于美化设计，来看看“年终总结PPT”具体的内容中有哪些需要注意的点，或者需要避开的坑：
1.标题：单位名+时间+总结内容
标题结构一目了然，时间、单位、报告内容能表达清晰，如果太长不能表达完整的信息，在正标题下可以再拟一个副标题
2.摘要/前言
可写可不写看个人需求，可以是概述基本情况、主要成绩、目的方法等，力求简洁
3.内容：目录+过渡页+内容
具体将去年的工作以时间顺序，或按工作内容进行梳理

• 有内容：实际完成的具体工作
  
• 有逻辑：取得的成绩、经验&教训、改进方法、目标等
  
• 有重点：所承担的重点工作、遇到的工作难点、有哪些创新性的进展等。简明扼要，将主要业绩指标和工作完成情况总结好，尽量有具体的数据或案例佐证，更加有说服力。
  
• 有分寸：切忌夸大业绩和回避存在的问题
  

4.总结
这里将“来年规划及目标”放在了总结里，你也可以根据自己的需求放到内容板块中。
PPT框架或者这样的形式看会更加直观一些


老板都爱看数据
职场新人业绩少PPT数据如何表现好
为什么所有的老板都对数据情有独钟？
因为数据最能直观体现出你有多大“能力和价值”。
数据可视化不仅是一种展示，更是一种分析的技能。人类是一种视觉性生物，这一特点在老板身上尤为明显。
因此，说再多不如直接把你的成果数据秀给老板看。


如果你是新人，业绩少怎么办？
虽然业绩少，但升职加薪的梦想还是要有的；
1.把领导关心的事情挂钩
没有销量比质量，质量不行比成本。要么开源，要么节流，至少证明自己在某些方面还有可取之处，或者存在某种潜力
2.业绩好了多用图，业绩不好常用表
业绩绝对不能欺骗老板，但是我们也尽量不要刺激老板
比如下图，第四季度数据下降，如果放图表，一眼就看出了下降趋势，但是如果贴表格，看的时候老板还需要心里再琢磨一下


3.同样的数据，换个角度看世界
造假可耻，切忌夸大事实，绝不伪造业绩。同样的数据，我们换个角度来看，给人的信息感觉是可以不同的。
下面是见证奇迹的时刻


4.使用正能量词汇
能用正能量的绝不用负能量词汇


二、PPT美化设计

给年终报告PPT一副美丽的皮囊
PPT 美化是最后一步，美化类的教程网上可以找到非常非常多


01 内容精简、量化、突出重点

人有胖瘦，对应到 PPT 中就是内容容量是否适中，情理调配得宜。


简明原则
满是文字，读起来都有视觉压力，特别是很多路演提案，给你 15 分钟的时间，要把事儿说清楚，讲明白，还得给对方留下印象，PPT 就不能长成这样了。


设计上常用的表达突出的方法是：高亮，放大，四周留白，于是做一些调整，突出页面的数据重点，利用格式复制的快捷键，操作起来更快！


02 对齐格式

做有专业感的PPT，对齐格式是最基础也是最容易做到的。
花最小的成本，用专业的形式暗示老板——你至少是一个态度认真的人。


03 利用色彩心理暗示

比如绿色代表希望，蓝色代表科技、年轻、充满活力等，在可选择的合适的色彩范围内，使用积极向上的色彩。


04 图文混排

除了图表，图片在 PPT 中出现频率也超级高
合适图片的加入可以让你的PPT更加出彩


iSlide【图示库】应用案例


其他包括字体、形状、icon素材等就不一一列举啦，这一类的美化教程也非常多
另外制作过程中一定要记得经常 ctrl + s 保存，不然你可能会知道什么叫从天堂到地狱；


或者在：文件 » PowerPoint选项 » 保存 » 保存自动恢复信心时间间隔，设置为 5 分钟。


5 分钟是一个相对合理的数字，当然，如果你的 PPT 文件体积特别大，那么这么短时间经常自动保存，你的PPT可能会非常卡
三、PPT小技巧

这些弯路你可以不必走
01制定自己的PPT设计规范

高效的制作 PPT ，不仅仅是 PPT 制作时功能操作的手速有多快，更是对规则的把控和应用。
我们在制作 PPT 时，最好能有一个自己的设计规范，那么只要遵守规范，稍作修改，今年做的PPT模板框架，年年都能用
设计框架，往简单说其实就是设置基本的「主题色」「主题字」「参考线」「占位符」「母版应用」等，这在专业公司商务模板中是基本元素，也是我们自己在制作 PPT 时尤其容易忽视的。
事实上，越是需要经过多人，多次编辑的职场 PPT 文件，使用主题，规范设计越加重要和高效。
有一篇讲述模板使用的教程有兴趣的推荐可以看看@布衣公子
（延伸阅读：最方便套用的是最专业的幻灯片模板）


02 Word一键导入PPT

将分好层的 word 文本有层次的一键导入 PPT 中
首先将「发送到 Microsoft PowerPoint 」选项手动调出到快速访问工具栏
点击 Word【文件 →【选项 →【快速访问工具栏 → 【不在功能区的命令】，找到「发送到 Microsoft PowerPoint 」点击「添加」到快速快速访问工具栏


操作

• 打开 word 「视图」中的「大纲视图」
  
• 选择文本，对文本设置层级，以明确需要在何处将文本拆分为新的幻灯片页。（其中 1 级」会将文本拆分为新的幻灯片，有点像 word 中的分页符。）
  

【注】只有设置了层级的文字，点击「发送到 Microsoft PowerPoint 」后才会出现在 PPT 中。


一键导入 PPT 效果


03 快速合并多个PPT



可以比较文档的两个版本（精确比较），也可以将多位作者的修订组合到一个文档中。


操作


四、写到最后

有没有什么既能快速完成年终报告、又能将年终报告打扮得漂漂亮亮的两全其美之法？如果你要把年终报告做成PPT，那么这款PPT神器iSlide，绝对值得一试。
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